教科書システムとは

次年度使用教科書の需要数及び、受領冊数集計業務を行うものです。

教科書システムの導入方法

文部科学省 教科書事務執行管理システムダウンロードサイトよりダウンロードしてご利用ください。

教科書事務執行管理システム ヘルプデスク


教科書システム 操作方法 よくある質問


・バージョンアップ

 Q1  システムのバージョンアップの指示がありましたが、必ず行うのでしょうか。

 A1  「バージョンアップ=不具合の改修」のため、対応するのが望ましいです。マスタの場合でも、学校と教育委員会のバージョンが異なったままでは、集計に不都合があるため同様となります。


 Q2  教科書マスタのバージョンアップ[年度更新(マスタ入替え)]を行ったら、[需要データに不正データが見つかり‥‥][不正データを修正してから‥‥][空白項目を含む行があります]とエラーメッセージが表示され、納入指示書作成に進めません。

 A2  原因:マスタバージョンアップの際[需要数の種目を‥‥セットし直しますか?]のメッセージを[はい]にすると再度需要数を設定しなければなりません。[いいえ]を選択すれば需要数は保持されます。

対応:需要数を再度登録する方法

①トップ画面[マスタ設定]→[採択教科書リストの取込み]

②トップ画面需要数集計→[目録掲 載図書]→[小学校用][中学校用]→需要数が表示されていることを確認します。(注)トップ画面に戻った時[データ出力を再度行ってください]の表示が気になる場合は、データ出力すればメッセージは消えます。

・マスタ設定

 Q3  [採択教科書リストの取込み]で[採択地区コードが一致しない]とのエラーメッセージが出ます。

 A3  原因1:ファイルを直接開いてしまい、データ内のコードが変わってしまった可能性があります。(例)コード“06”の“0”が外れて“6”になっている等。
原因2:採択地区コードが付いていないファイルを取り込もうとしている可能性があります。
(例)正:[設_27年度_020_06_採択教科書配布データ_○○教育委員会等]

誤:[設_27年度_020_採択教科書配布データ_○○教育委員会等]

対応:必要なファイルを教育委員会から取り寄せて、直接開かずに取り込みをして下さい。

・基本情報設定 名簿登録

 Q4  名簿の児童生徒氏名のコピー貼り付けはどうすればよいのでしょうか。

 A4  エクセルから直接ではなく、テキスト形式から貼り付けて下さい。

方法1:エクセル名簿→[名前をつけて保存]→[テキスト形式]を選択→保存したテキストを開く→[ドラッグ(範囲指定)&コピー]→学校基本情報の名簿入力欄に貼り付けて下さい。 (注)エクセルはA1,A2,A3‥‥の順に氏名のみであること。

方法2:エクセル名簿→[ドラッグ&コピー]→パソコンのメモ帳に貼り付け→メモ帳を[ドラッグ&コピー]→学校基本情報の名簿入力欄に貼り付けて下さい。

 Q5  名簿の児童生徒氏名のコピー貼り付けがうまくいきません。

 A5  原因:エクセル名簿又はテキスト名簿に余分な空欄があると、学校基本情報の名簿入力欄に貼り付けられない(表示されない)場合があります。

対応:余分な空欄を削除してから、コピー貼り付けを行ってください。

 Q6  学校基本情報の名簿入力欄にいろいろと試しているうちにエクセルから貼り付け出来ました。しかし、その後作業を続けられなくなりました。(登録も削除もできません)

 A6 この場合、[バックアップ&復元](※2の方法)でシステムを再現すると復旧しました→エクセルから貼り付けた学級の名簿を削除→改めてテキスト貼り付けで作成し直して登録して下さい。

※2:①不具合のシステムから[バックアップ]でバックアップデータを出力。②新しいシステムをダウンロードします。③新しいシステムの[復元]でバックアップデータを取り込んで下さい。

・納入指示書

 Q7  後期転学の指示書作成画面を開いたが、教科書が表示されません。前期では正常に作動していました。

 A7  [給与区分]が後期転学になっていることを確認したら、画面左上の[新規]ボタンをクリックします。但し、年度途中でシステムを作り直した、というような状況があれば、マスタの不備や需要数の未設定の疑いもあるので確認して下さい。

 Q8  新たに、特別支援学級の児童 生徒に☆印教科書を給与することになったが、指示書作成画面に☆印教科書が出てきません。(需要数報告では検定教科書の予定でした。)

 A8  原因:☆印教科書が需要数登録されていないと指示書作成画面に出てきません。

対応:手順概略①[マスタ]の再取り込み(検定&特別支援)②[採択リスト]の再取り込み③需要数の登録④納入指示書を作成※1し登録して下さい。

※1:指示書作成画面上方[聴・知]をクリック。

 Q9  一般図書の納入指示書作成にあたり、バージョンアップの指示があったので行ったところ、指示書作成画面の書名が全て赤色表示になってしまいました。

 A9  教育委員会から、最新バージョンのマスタで作成した[採択教科書リスト]を取り寄せて取り込んで下さい。それで黒色表示に戻ります。マスタにバージョンアップの指示があった際は、[採択教科書リスト]のバージョンアップも忘れずに行って下さい。 システム、マスタ、採択リストの全てが最新版であることが基本となります。

・納入(返付)指示書

 Q10  指示書のナンバーが自動で割り振られるようです。必ず記入例のように[1-1]にしなければなりませんか。

 A10  教科書事務執行管理システム(以下教科書システム)の指示書ナンバーは自動割り振りのままで使用して下さい。ナンバリングのルールは、納入(返付)期日毎に枝番-登録回数。 (例)期日4/7、1枚目、登録1回目→[1-1]期日4/7、2枚目、登録1回目→[2-1]→登録2回目→[2-2]期日6/13、1枚目、登録回数1回目→[1-1]登録2回目→[1-2] (注)ナンバリングのない指示書は未登録です。集計されないので、確認し登録して下さい。

・納入(返付)指示書

 Q11  6学年に受け入れた児童に地図を納入指示する必要があります。地図の第6学年欄に入力しようとすると、セルが保護されておりパスワードを要求されます。入力方法を教えてください。

 A11  小中学校とも当該教科書の「最初の給与学年欄」に入力することになっています。(例:小学校地図ならば4年生欄) 通常の入力作業で、パスワードを求められる作業手順はありません。

 Q12  複式学級で下巻教科書の納入指示や、転入生で下学年で給与した教科書が必要な場合の入力方法はどうすればよいですか。

 A12  指示書入力画面の右側欄外にある[旧版入力][下巻入力]ボタンにより、旧版や下巻の入力行が挿入されます。

 Q13  指示書を印刷すると、予め受領欄に学校長名が印刷されるようですが、異動があった場合の受領欄処理はどうすればよいですか。

 A13  前校長名を二本線で抹消し新校長名に修正、担当者の訂正印を押します。または、あらかじめ指示書作成画面[受領欄]の校長名を右クリック[数式と値のクリア]で表示せずに作成・印刷することも可能です。 4月1日以降は[基本情報設定]から新校長名を登録し使用します。

 Q14  指示冊数がない教科書欄は“空欄”か“0”と入力するかどちらが適当ですか。

 A14  何れでも可とします。但し、数字でないものが入力されていると、データ集計の際にエラーになるおそれであるので注意して下さい。 (例)記号“①”や“スペース”は集計エラーの原因になります。

・給与名簿

 Q15  名簿作成画面で名簿を作成し[登録]をクリックしても登録されません。 (例)次回開くと消えています、[整合性チェック]を実行すると消えてしまいます、等

 A15  原因:学校基本情報で登録した名簿の[学級]が[3]と英数全角になっていました。 対応:①登録している名簿を削除。②[学級]を英数半角[3]で再度作成し登録。③名簿作成画面でも再度作成し登録。 (注)特別支援学級「べにばな」は全角でOK。

 Q16  特別支援学級で検定教科書と☆印教科書を給与したが給与名簿をどう作成するとよいですか。

 A16  検定教科書と☆印教科書の名簿作成画面が異なるため、この場合は一人の児童生徒に対して名簿が2葉になります。☆印教科書の名簿作成画面へは、通常(検定教科書)の名簿作成画面上方の[聴・知]より移動。 [給与した教科用図書の記号・番号]の欄は[教科用図書の記号・番号]セルのプルダウンリストから選択するが、リストが表示されない場合は、前述の8項を参照。 児童生徒を特別支援学級と、いわゆる親学級の両方に登録したことによるトラブルの問合せがあります。名簿登録は在籍学級優先です。

 Q17  給与名簿を作成して登録しました。後日訂正のため[呼出し]したところ、氏名は表示されたが給与教科書の記号番号や冊数が表示されません。 (システムは校内サーバに保管)

 A17  直接の原因は不明です。「システムをサーバに置いている場合、データの上書きが上手くいかない」という事例報告があります。サーバではなくデスクトップ上で使用すると上手くいくことが多いようです。

 Q18  名簿作成画面で特別支援学級の名簿を作成しています。 [氏名反映]をクリックしなくても、既に[給与児童生徒数]が[1人]と表示されています。

 A18  下の[教科用図書を給与した児童生徒の氏名]欄にスペースが入っていると、スペースを“1人”と数えてしまいます。全ての欄を確認し、余分なスペースを消してください。 なお、スペースが原因でない場合に、[バックアップ]&[復元]で解消された事例があります。

 Q19  需要数の入力作業のため年度更新した場合、学校基本情報で登録済みの[名簿データ]は学年更新されますか。

 A19  名簿は学年更新されないため、新年度用の名簿は改めて作成・登録します。従って、名簿についてはエクセル等の元データで管理して下さい。

・受領冊数 集計データ

 Q20  [受領冊数集計データ出力]の[整合性チェック]をしたら“実行時エラー13型が一致しません”とエラーメッセージが表示され先に進めません。

 A20  原因:納入(返付)指示書作成画面の冊数を入力するセルが数字ではない入力値になっています。 (例)不要な“スペース”や“①”などの文字が入っている、等 対応:正しく入力し登録して下さい。

 Q21  [受領集計データ出力]の整合性チェックが通りません。納入(返付)指示書の帳票は間違いないのですが、なぜでしょうか。

 A21  指示書作成時にデータを[登録]しなくても[印刷]できるため、登録が漏れている指示書はありませんか。 [受領冊数合計と給与人員合計が一致しない]場合は、手元にある納入(返付)指示書が、システムに全て登録されているか確認して下さい。

・受領証明書

 Q22  受領証明書の数が納入指示した冊数の2倍になっています。

 A22  原因:同じ冊数の指示書が2枚登録されています。 対応:不要な指示書を削除して下さい。

 Q23  受領証明書の数が実際に納入指示した冊数より少ないです。(または多い)

 A23  原因1:何れの場合も、指示書が正しく登録されていないためとなります。対応:納入指示書作成画面上方の[編集用リスト]のプルダウンで登録履歴を確認し、“少ない”場合は必要な指示書を作成し登録、“多い”場合は不要な指示書を削除して下さい。 (注)システムのバグによる集計ミスはまずないので、落ち着いて履歴を確認して下さい。 原因2:4月になってから給与日前までの転入生分の指示書を“前期転学”区分で作成していたためとなります。 対応:①“前期転学”の指示書を削除②改めて“前期”で作成し登録して下さい。 (注)4月の給与日(入学式・始業式)に給与した教科書までが前期処理となります。

 Q24  受領証明書明細表のプリントアウトについて。

 A24  平成27年3月のバージョンアップにより、設置者用システムを使わずに学校用システムからの印刷が可能になりました。 手順:学校用トップ画面→[受領冊数集計データ出力]→[教科用図書受領証明書]→[印刷]

 Q25  旧版を含む納入指示書を作成しました。印刷した指示書には【旧】と印字されているが、受領明細表には旧版が全く表示されず、出力したデータにも含まれていません。

 A25  原因不明の現象です。何らかの原因で正常に登録されなかったものと思われます。このような場合は、当該指示書を[削除]ボタンで削除※し、改めて同じ内容の指示書を作成し[登録]して下さい。 ※削除しないで指示書が二重になると、受領冊数も二倍になるので注意して下さい。

 Q26  操作途中でボタンをクリックしても反応しなくなってしまいました。

 A26  トップ画面の右下方[エラーリセット]ボタンをクリックして下さい。 なお復旧しない場合は、システムを閉じてパソコンを再起動して下さい。

 Q27  操作途中で「シートに保護‥‥」「パスワード‥‥」とメッセージ表示され、作業を続行できなくなりました。

 A27  原因:操作方法や操作手順が間違っているためとなります。 対応:一度システムを閉じ、改めて正しい手順で作業して下さい。 (注)パスワードの入力が必要な作業手順はないので、無理にシートの保護を解除しないようにして下さい。

 Q28  教科書関係システムの保存年限はいつまでですか。

 A29  教科書給与事務関係書類は5か年保存と定められていますが、システムには特に年限はありません。 市町村教育委員会の指示に従って下さい。

 Q29  学校が統合になる時の教科書システムの運用について教えて下さい。

 A29  県内では一般的に以下の対応をとっています。 (例)A校とB校が統合してC校になる場合 ①年度内に交付するA校とB校の納入指示書(3月20日基準日以降)の納入場所をC校とします。(これにより全てC校に納入。) ②新年度からの納入/返付等の給与事務は全てC校が行います。 ③C校の教科書システムには①のデータが入っていないため、①の分を漏れなくC校のシステムに入力・登録し、受領証明書明細表に集計されるようにします。

 Q30  今年度に学校のパソコンの入れ替えがあります。教科書システムをどのように移したらよいでしょうか。

 A30  エクセルベースのシステムのため、インストールなどの面倒な手順はありません。 現在使用しているシステムを一旦USBメモリ等の記録媒体に保存し、その後、新しいパソコンに移して下さい。

令和2年度教科書無償給与事務報告書作成の手引き